아웃룩은 마이크로소프트(Microsoft)가 제공하는 이메일·일정 관리 프로그램이다. 많은 외국계 기업에서 아웃룩을 활용해 캘린더로 일정을 관리하고 다른 사람을 회의에 초대할 수 있다. MS팀즈(Teams)와 연동해 바로 화상회의로 연결할 수도 있다. 요즘에는 인공지능(AI)을 활용해 바로 회의 내용을 요약하거나 번역 기능을 이용하거나 각기 다른 나라에 있는 여러 사람이 공동 프로젝트를 진행하는 플랫폼으로 활용할 수도 있다.
그렇다면 왜 캘린더를 ‘잘 통제하라’고 했을까. 가장 당황스러운 순간은 나도 모르는 사이 회의에 초대되는 경우다. 여러 나라에서 활동하는 글로벌 기업에서는 참석자가 10명만 넘어도 미리 일일이 연락해 가능한 시간을 확인하기 어렵다. 미국, 유럽, 아시아에 흩어져 있으면 시차도 크기 때문에 실시간 연락이 쉽지 않을 수도 있다. 이럴 때 회의 주최자는 아웃룩 캘린더에서 참석자들의 빈 시간을 확인한 뒤 가장 많은 사람이 가능한 시간에 초대장을 보낸다. 아웃룩 캘린더가 다른 사람이 빈 시간이 언제인지 보여주기 때문이다. 자세한 일정 내용은 나타나지 않고 일정이 있는지 없는지만 나타난다. 초대한 주최자는 참석 여부에 대한 답을 기다리기 때문에 되도록 신속하게 △수락(Accept) △미정(Temporary) △거절(Decline) 중 하나의 버튼을 선택해 응답하는 것이 좋다. 아예 답이 없거나 딱히 이유가 없는 데 ‘미정’으로 답하면 좀 무례하게 보일 수도 있다.
다른 일정이 있는데 깜박하고 캘린더에 넣어 두지 않았는데 그 시간에 회의 초대가 오면 난감하다. 다른 사람들이 다 가능한 시간인데 나만 실수로 일정을 표시해 두지 않아서 참석이 불가능하다고 말할 수밖에 없다. 그래서 항상 일정을 잘 확인하고 빠짐없이 입력해 둬야 한다. 회의 전에 미리 준비해야 하거나 외부 이동을 해야 하는 경우 회의 앞 또는 뒤로 충분히 시간을 잡아 둘 필요도 있다.
점심시간에 외출해야 하는 경우도 미리 캘린더에 표시를 해 둘 필요가 있다. 각 나라별 점심시간 문화가 다르다. 우리나라는 대체로 회사 전체적으로 정해진 점심시간이 있지만 이런 개념이 없이 각자 알아서 빈 시간에 잠깐 외출을 하거나 사무실에서 일하면서 식사를 하기도 한다. 시간대가 다른 나라에서 회의를 만들 때 한국의 점심시간을 고려하지 않는 경우도 많다.
심지어 특별한 일정이 없더라도 방해받지 않고 집중해서 업무를 할 필요가 있는 경우 그 시간에 임의로 일정이 있는 것으로 표시해 두기도 한다. 병원 방문처럼 개인적인 일정도 넣어 둬야 그 시간에 자리를 비운다는 것을 알릴 수 있다. 서너 시간만 자리를 비워도 ‘부재중 알림(Out of office)’ 메시지가 나가도록 설정해 상대방에게 알리는 사람도 있다. 이렇게 일정을 채워 두는 것을 ‘테트리스 한다’고 표현하기도 한다. 빈 기둥 공간에 블록을 채우는 것이 컴퓨터 게임과 비슷하기 때문이다.
수평적인 문화를 추구하는 기업일수록 상대방의 일정을 존중한다. 어떤 사람의 일정이 이미 있는 경우 그 상급자라도 하급자의 일정을 함부로 침해하지 않는다. 정말 불가피한 경우 정중하게 양해를 구하는 것이 바람직하다. 결국 아웃룩 캘린더를 잘 통제한다는 것은 내 시간을 내가 관리한다는 것이다. 게다가 다른 사람에게 나의 시간 활용 상황을 보여주는 일종의 소통 역할을 하기도 한다. 내 시간 사용에 대한 주도권을 내가 쥔다는 것이 프로 ‘일잘러’로 가는 첫걸음이다.
■최기훈 이사 = 서울대학교 경영학과를 졸업하고 하나은행, 미래에셋증권, 피델리티자산운용, 신한BNP파리바자산운용, SC제일은행 등 금융권에서 30여 년을 근무하고 지금은 국내 최대 체험학습 플랫폼 아자스쿨에서 최고전략책임자(CSO)로 재직 중이다.
